מוקד בירורי גבייה

• מערכת המוקד הטלפוני של מחלקות הגבייה מיועדת להבטיח מענה טלפוני לכל תושב בפרק זמן סביר בהתאם לנורמות השירות (SLA) כפי שהוגדרו על ידי הלקוח.
• המערכת מספקת מענה אנושי לתושבים, תוך מענה לשאלות ובירורים בנושא מיסים ותשלומים מכל סוג תשלומים. אנשי השירות עובדים ישירות מול כלי התוכנה של הרשות- אוטומציה, מטרופולינט ואחרות.
• מערך ההדרכות נבנה ומנוהל על ידי: מומחים בתחום הגבייה, בעלי ניסיון רב בניהול והפעלת מערכות גבייה בתחום המוניציפאלי.
• הנציגים המעניקים מענה לתושב הינם בעלי התמחות בעולם הגבייה ומושגיו  ובעלי ניסיון בעבודה על מגוון תוכנות, בינן אלו המותקנות ברשות.
• מוקד פעיל בין השעות 8:00, ועד השעה 20:00 בימים א-ה. (תיתכן הרחבת שעות בהתאם לכמות הפניות).
• במידה וקיים עומס רב על נציגי השירות, תעבור השיחה למוקד קבלת הודעות, נציג המוקד יתנצל בפני התושב, יקח את פרטיו שם, טלפון ומהות הבירור, נציגי מוקד הבירורים יחזרו לתושב מיד שיתפנו.
• נושאי ברורים כגון: חובות, קנסות, יתרות לתשלום, בדיקת יתרת חוב, נתוני צריכה  הנחות וזיכויים, ריבית פיגורים, וידוא כתובת מעודכנת, בדיקה האם נקלט תשלום דרך בנק הדואר או אחד הבנקים- כל אלו מטופלים ע"י המוקד בגישה למסך ניהול לקוחות.
• מחלקת הגבייה קובעת מהן השאלות השכיחות, עליהן יענו הנציגים, שאלות אחרות כולל פרטי התושב, יועברו באמצעות המייל מיידית למחלקה.
• במידת הצורך, מבוצעת פעולת קבלת תשלום באמצעות כרטיס אשראי ע"י אנשי השירות.
• כל פנייה מתועדת ע"ג תוכנה ייעודית וכוללת את שם הפונה ופרטיו, מספר לקוח, סוג הפנייה, ואופן הטיפול .
• דו"ח פניות מפורט, נשלח למחלקות הגבייה מידי חודש, הדוח יכלול נתוני שיחות כגון: שעת שיחה, זמן המתנה בשניות, אורך שיחה בשניות, וכיוב'.
• תתכן אופציה לקביעת פגישות - ניהול יומנים של עובדי מחלקת הגבייה.
• משלוח טפסים קבועים מראש באמצעות פקס/מייל.